3.1 Artikelverwaltung

Artikelübersicht

Zentraler Bestandteil der Artikelverwaltung ist die Artikelübersicht. Mittels der Artikelübersicht navigieren Sie innerhalb des Artikelsortiments.

Artikelsuche

Die Artikelübersicht ist mit einem leistungsfähigen Suchmaschinen-Algorithmus (Searchengine) ausgestattet, der sämtliche Artikelinhalte, die man für einen Artikel einpflegen kann, durchsucht. D.h. sämtliche Titel- und Beschreibungstexte, sowie Schlüsselwörter. Sogar nach Preisen kann gesucht werden und spezielle Produktgruppen können eingestellt werden, auf die die Suche eingegrenzt wird.

Suchtext

Hier können ein oder mehrere Suchbegriffe eingetippt werden. Tippt man mehrere Suchbegriffe ein, wird die ODER Suche verwendet.

Produktgruppen

Hier kann ausgewählt werden, ob nur Artikel, die sich in einer bestimmten Produktgruppe befinden, durchsucht werden sollen oder alle Artikel der Artikelverwaltung. Um alle Artikel zu durchsuchen muss bei Produktgruppe … eingestellt sein.

Sortierung

Hier kann eingestellt werden, nach welcher der vier Artikeleigenschaften (Artikel-ID, Artikelpriorität, Artikelname oder Artikelstatus) sortiert werden soll. Ob aufsteigend oder absteigend.

Zeige pro Seite

Man kann pro Seite 5-1000 Artikel anzeigen lassen. Dabei ist zu beachten, dass sich natürlich die Ladezeiten verlängern je höher der Wert eingestellt ist. Diese Funktion eignet sich hervorragend für Sortiments-Schnell-Checks, weil man damit das gesamte Sortiment - mit allen Artikelnummern etc… - auf einer Seite übersichtlich darstellen oder ausdrucken kann.

Neuer Artikel

Wenn ein neuer Artikel in das Sortiment aufgenommen werden soll, genügt es unter Neuer Artikel auf Hinzufügen zu klicken. Man gelangt anschließend direkt zu der ersten Artikelseite Stammdaten. (Artikel+ID)

Artikel kopieren

Oft kommt es vor, dass ähnliche Artikel sich nur geringfügig unterscheiden. Hier kann mit wenig Aufwand ein neuer ähnlicher Artikel mit ins Sortiment aufgenommen werden. Dazu wird von einem Artikel eine exakte 1:1 Kopie angelegt. Sie müssen jetzt nur noch geringfügige Änderungen vornehmen, wie beispielsweise Artikelnummern oder die Artikelbezeichnung.

Artikel importieren

Wichtig: Vor jedem Artikelimport Datensicherung durchführen

Mit diesem Modul können Sie beliebig viele Artikel in einem Rutsch importieren. Diese Importfunktion ist genauso einfach wie mächtig. Jedoch erfordert es ein gewisses Maß an Verantwortung für den Importeur.

Aus diesem Grund der wichtige Ratschlag, dass Sie immer vor jedem Artikelimport eine Datensicherung des kompletten Shopsystems durchführen sollten. Denn falls etwas schief geht, können Sie in diesem Falle wieder auf den alten Systemstatus zurückgreifen.

Für eine Datensicherung empfehlen wir die Datensicherung über Menüpunkt 8.4 System-Backup. Natürlich können Sie auch die Sicherung über phpMyAdmin, welches in Ihrem Webhosting-Account verlinkt ist, durchführen. Am sichersten fahren Sie, wenn Sie beide Sicherungsmethoden durchführen.

Systemversion und aktueller Servicepatch beachten

Je nach Systemversion kann sich das Importformat geringfügig geändert haben. Es können Spalten hinzugekommen sein oder sich kleine Details geändert haben. Deswegen ist die Importbeschreibung auch immer nocheinmal im Backoffice direkt beim Import beschrieben.

Um einen Artikelimport durchzuführen, müssen Sie folgendes Importformat einhalten:

Importformat

ARTIKELGRUPPE-ID|ARTIKELNAME|BESCHREIBUNG LISTENANSICHT|BESCHREIBUNG DETAILANSICHT|PREIS|BILD-URL|ARTIKEL-NR|ARTIKELOPTION KURZTEXT|MWST|VERFÜGBARKEIT|EAN|HERST-ARTNR|MARKE|GEWICHT|TYP|LAGERBESTAND|ARTIKELURL|TITLETAG|GOOGLETAXONOMY|HEADERCONTENT|PREISZUSATZ|MENGENZUSATZ|GP-FAKTOR-IST|GP-FAKTOR-SOLL|GP-EINHEIT|PREIS-INFOTEXT|

Erklärung Importformat - Bitte beachten Sie beim Import diese 9 Regeln:

1. Zeilenbegrenzer

   Das Symbol für einen Zeilentrenner ist | (Pipe-Zeichen). Am Ende einer Zeile muss immer ein | stehen.

2. Jede Zeile ein Artikel

   Das Zeilenende ist Zeilenumbruch (Ausnahme: HTML-Code Felder Beschreibung Listen- u. Detailansicht)

   Das Ende jeder Artikelzeile muss ein Zeilenumbruch sein.

   Ausnahme für Umbrüche

   In HTML-Code kann ein Zeilenumbruch enthalten sein (Feld BESCHREIBUNG). Diese werden allerdings ignoriert.

3. Feldtrenner

   Das Symbol für einen Zeilentrenner ist | (Pipe-Zeichen).

4. Texttrenner

   Es gibt keinen speziellen Texttrenner. Allerdings darf im Text darf kein | (Pipe-Zeichen) vorkommen.

5. 6 Pflichtfelder erforderlich

   Jede Zeile muss mindestens 6 Felder haben (Pflichtfelder)

6. 20 Optionsfelder optional

   Jede Zeile kann maximal 26 Felder haben (6 Pflichtfelder + 20 Optionsfelder)

7. Import in die aktuelle Produktgruppe

   Alle Artikel werden standardmäßig immer in die Artikelgruppe importiert, die im Artikelmanagement für die Listenansicht eingestellt ist Siehe im Suchformular. Suche in Artikelverwaltung Option Artikelgruppe.

   Wichtig

   Die ausgewählte Artikelgruppe muss rot in der Kopfzeile der Listenverwaltung dargestellt sein! Sie müssen also einmal auf den Button Suche drücken, um die Artikelgruppe tatsächlich auch auszuwählen bzw. zu ändern. Es genügt nicht, das Importfile in das Textfeld zu kopieren und die Artikelgruppe auszuwählen.

8. Konventionen für Bildernamen

   • Bildernamen dürfen nur folgende Zeichen enthalten

     0-9 | a-z | A-Z |. (Punkt) | - (Minus) | _ (Unterstrich)

     Alle anderen Zeichen werden umgewandelt in ein - (Minuszeichen): Beispielsweise Leerzeichen

     Apostroph (') wird als Zeichen ersatzlos entfernt.

   • Sonderumlaute

     Deutsche Sonderumlaute werden umgewandelt: Beispielsweise wie ä=ae | Ä=Ae | ß=ss

9. Bilder auf den Server laden

   Angegebene Bilder müssen nach dem Import per FTP in den Ordner /u hochgeladen werden und gegebenenfalls mit Dateirechten CHMOD 666 ausgestattet werden, damit diese später der Bildoptimierer verarbeiten kann.

   Es können zur besseren Organisation auch Unterordner in /u angelegt werden. Diese Unterordner müssen Dateirechte CHMOD 755 oder 777 haben. Beim Import ist dann der Bildername mit vorangestelltem Ordnernamen anzugeben. Beispiel: hersteller1/artikelbild.jpg

Wichtig - Häufig gemachte Fehler

Achten Sie darauf, dass Am Zeilenende immer ein finales Pipe (|) steht, gefolgt von einem Zeilenumbruch.

Wenn Sie Artikel importieren, achten Sie darauf, dass Sie am Ende immer eine Leerzeile mit der Return-Taste anfügen. Sonst hätte der finale Pipe keinen Zeilenwechsel!

Rote Felder sind Pflicht-Felder und grüne Felder sind Kann-Felder. Eine Artikelzeile kann also aus 5, 6, 7, 8, … oder 21 Feldern bestehen. Es ist nicht zwingend vorgeschrieben, dass pro Zeile unbedingt 21 Felder enthalten sein müssen. Das erleichtert den Import, wenn möglich.

Für Beschreibung und Detailbeschreibung den gleichen Text verwenden

Die Felder Beschreibung und Detailbeschreibung ähneln sich. Wobei mit Beschreibung der Text für die Listenansicht gemeint ist und mit Detailbeschreibung der Text für die Detailansicht. Sie können das Feld Detailbeschreibung auch leer lassen, falls Sie für beide Fälle keinen jeweils eigenen Text definieren möchten. In diesem Fall erkennt das System dies und verwendet für Detailbeschreibung den gleichen Text wie bei Beschreibung. Das Feld muss aber in jedem Fall dann als leer gekennzeichnet sein. D.h. zwei doppelte Hochkommata ohne Text dazwischen. Dieses Feld darf nicht ausgelassen werden. (Pflichtfeld)

Erklärung der Variablentypen der einzelnen Felder

• ARTIKELGRUPPE-ID erforderlich

  Sie können Artikel kategorieübergreifend importieren. Durch korrekte Zuweisung der Kategorien können Sie Ihr gesamtes Artikelsortiment in einem Rutsch mit einer Liste importieren.

  Hier geben Sie die Artikelgruppen-ID-Nummer an, in die ein Artikel importiert werden soll. Die Artikelgruppen-ID-Nummern zu jeder Artikelgruppe sind immer die in eckigen Klammern [] dargestellten Zahlen bei jeder Artikelgruppen-Anzeige. Sowohl bei allen Artikelgruppen-Dropdownfeldern oder unter Menüpunkt 3.2 Kategorieverwaltung.

  Der Artikel wird zusätzlich zur im Suchformular Suche in Artikelverwaltung eingestellten Artikelgruppe importiert. Siehe Hinweis oben unter Erklärung Importformat > Punkt 7.

  Wichtig

  Wenn keine Artikelgruppe speziell definiert werden soll, muß hier 0 eingegeben werden.

• ARTIKELNAME erforderlich

  Text oder HTML-Code (HTML-Zeilenumbrüche sind erlaubt, maximal 255 Zeichen)

• BESCHREIBUNG LISTENANSICHT erforderlich

  Dieser Text wird im Shop für die Listenansicht der Produkte verwendet. Er ist als Kurzbeschreibung zu verstehen. Text oder HTML-Code (HTML-Zeilenumbrüche sind erlaubt, beliebig langer Text)

• BESCHREIBUNG DETAILANSICHT erforderlich

  Dieser Text wird im Shop für die Detailansicht der Produkte verwendet. Hier können Sie umfassend und ausführlich ein Produkt beschreiben. Text oder HTML-Code (HTML-Zeilenumbrüche sind erlaubt, beliebig langer Text)

• PREIS erforderlich

  Nur Zahlen, mit Komma oder Punkt. Keine Währungssymbole. Beispiele: 2,95 oder 2.955,99 oder 2,995.99 oder 129.00

• BILD-URL erforderlich

  Der Dateiname des Bildes. Es können alle Bildformate, die im Internet mit einem Browser darstellbar sind, verwendet werden. Max. 255 Zeichen. Wenn kein Bild vorhanden ist, kann dieses Feld auch leer gelassen werden.

  Die Datei, die Sie hier angeben, müssen Sie nach dem Import in den Ordner /u der Shopsysteminstallation mit Ihrem FTP-Programm kopieren, damit das System darauf zugreifen kann.

  Tipp

  Sie können hier auch Unterverzeichnisse mit angeben. Diese Unterverzeichnisse müssen Sie entsprechend dann im Ordner /u anlegen. Denn bei vielen Artikeln kann es im Bilder-Ordner/u sehr schnell unübersichtlich werden. Die Unterteilung in Unterordner sorgt dann für eine bessere Übersichts-Struktur.

  Geben Sie in dieses Feld zum Beispiel ein

  hersteller001/produktbild1.jpg

  Jetzt legen Sie den Ordner /hersteller001 im Bilderordner /u an und kopieren Sie dieses Bild mit Ihrem FTP-Programm in den Ordner

  /u/hersteller001

• ARTIKEL-NR optional

  Ein beliebiger Artikelnummern-Code bestehend aus Buchstaben, Symbolen und Zahlen. (maximal 20 Zeichen)

• ARTIKELOPTION KURZTEXT optional

  Hierbei handelt es sich um eine Zusatzbeschreibung für Feld ART.-Nr.. Dieser Text wird im Shop bei den Artikeloptionen als Beschreibungstext für die oben genannte Artikelnummer verwendet.

• MWST optional

  Bedeutet Mehrwertsteuer. Muss entweder 1, 2, oder 3 sein. Siehe Menüpunkt 2.1.7 MwSt.-Sätze. 1 ist die Standard-Mehrwertsteuer. Wenn dieses Feld nicht importiert wird oder einen anderen Wert aufweist, wird die Standard-Mehrwertsteuer verwendet. Also Wert = 1

• VERFÜGBARKEIT optional

  Muss entweder 1, 2, 3 oder 4 sein. Siehe Menüpunkt 2.1.5 Verfügbarkeiten Wenn dieses Feld nicht importiert wird oder einen anderen Wert aufweist, wird die Standard-Verfügbarkeit verwendet. Also Wert = 1

• EAN optional

• HERST-ARTNR optional

• MARKE optional

• GEWICHT optional

• TYP optional

• LAGERBESTAND optional

• ARTIKEL-URL optional

• TITLE-TAG optional

• GOOGLE-TAXONOMY optional

• HEADERCONTENT optional

• PREISZUSATZ optional

• MENGENZUSATZ optional

• GP-FAKTOR-IST optional

• GP-FAKTOR-SOLL optional

• GP-EINHEIT optional

• PREIS-INFOTEXT optional

So muss die Artikelliste aussehen - Beispiel mit 2 Musterartikel

257|Produktname Artikel A|Kurz-Beschreibung A|Detail-Beschreibung A|7,95|produktbild-001.png|

0|Produktname Artikel B|Kurz-Beschreibung B|Detailbeschreibung B|12,95|produktbild-002.png|010-66|Größe M|2|3|123456789012|HERSTNR001|MARKE|500|0|10|artikel-xy|Artikel-Seiten-Titel|Cat1 > Cat2 > Cat3|| / Liter| Liter|750|1000| Liter|Grundpreis @baseprice@|

Durchführen des Importes

Wählen Sie unter Suche in Artikelverwaltung die gewünschte Produktgruppe aus, in den die Artikel importiert werden sollen und klicken Sie auf Suche. Die aktive Produktgruppe wird rot dargestellt.

Klicken Sie jetzt auf Artikel importieren…. Es öffnet sich die gleiche Seite mit geöffnetem Importformular. Öffnen Sie Ihre Importdatei mit einem Texteditor. Kopieren Sie den Inhalt dieser Importdatei mittels Copy'n'Paste in das Eingabefeld Hier die Artikelliste einfügen und Artikel importieren klicken:.

Klicken Sie auf Artikel jetzt importieren. Nach erfolgreichem Import wird angezeigt, wieviele Artikel importiert wurden. Diese Zahl sollte mit den in Ihrer Datei enthaltenen Artikeln übereinstimmen. Prüfen Sie, ob der Import geklappt hat, indem Sie einzelne Artikel einsehen.

Hochladen der beim Import verwendeten Produktbilder

Nach dem erfolgreichen Artikelimport müssen die verwendeten Bilder in den Ordner /u des Installationsverzeichnisses per FTP hochgeladen werden.

Artikel synchronisieren

Wichtig

Vor jedem Artikelimport oder einer Synchronisierung sollte eine Datensicherung durchgeführt werden.

Über diese Funktion können Sie bequem Preise, Lagerbestände und Verfügbarkeiten massenhaft für mehrere oder alle Artikel in einem Rutsch durchführen. Sie können hier das Synchronisations-File in das Shopsystem einspielen, welches Sie unter Menüpunkt 8.2 Artikelexport > Artikelsynchro-Datei erzeugt und mit Ihrem Tabellenkalkulations-Programm bearbeitet haben.

Für eine genaue Beschreibung dieser Funktion sehen Sie bitte unter 8.2 Artikelexport > Artikelsynchro-Datei nach.