4 Bestellungen

4 Bestellungen

Im Bestellungsmanagement werden alle eingegangenen Bestellungen angezeigt und verwaltet. Diese Bestellungen sind vom Kunden einsehbar, wenn er sich in sein Kundenkonto einloggt – sofern er über Zugangsdaten zu einem Kundenkonto verfügt und nicht als Gast bestellt hat.

Es gibt drei Arten von Bestellungen: Die Unterteilung in Bestellungen A, Bestellungen B und Bestellungen C hat keinerlei Funktion. Es soll lediglich für den Shopbetreiber ein Sortierkriterium für die interne Bestellungsorganisation sein. Es können Bestellungen beliebig oft zwischen den Bestellungsverwaltungen A, b oder C hin- und herverschoben werden.

Man kann beispielsweise alle Bestellungen, die gerade abgearbeitet werden als Bestellungen A deklarieren. Bestellungen, die bereits ausgeliefert worden sind und keiner weiteren Beachtung bedürfen, kann man als Bestellungen B deklarieren. Stornierte Bestellung zum Beispiel als Bestellungen C .

Listenfunktion

Unter der Listenfunktion versteht man in der Listenansicht der Bestellungsverwaltung in der ganz linken Spalte die Kontrollkästchen, die angeklickt werden können. Über diese Kontrollkästchen kann eine Aktion mehrfach für alle ausgewählte Bestellungen gleichzeitig ausgeführt werden.

Die Listenfunktion am Beispiel in der Bestellungsverwaltung

Diese Listenfunktion steht übrigens in gleicher Weise auch bei Menüpunkt 3.1 Artikelverwaltung und Menüpunkt 5.1 Kundenverwaltung zur Verfügung.

Löschen…

Über eine zwischengeschaltete Sicherheitsabfrage können alle ausgewählten Bestellungen gelöscht werden. Diese Bestellungen sind unwiderruflich aus dem System entfernt.

Zu Bestellungen A, B oder C…

Je nachdem, in welcher der drei Bestellungsverwaltungen man sich befindet, können hier alle ausgewählten Bestellungen in die entsprechenden zwei anderen Bestellungsverwaltungen über eine zwischengeschaltete Sicherheitsabfrage verschoben werden. Ein Hin- und Herverschieben zwischen den Bestellungsverwaltungen ist beliebig oft möglich.

Exportieren

Sie können die markierten Bestellungen in zahlreichen vordefinierten Exportformaten und einem selbst erstelltem Eigenformat exportieren. Diese Exporte sind beispielsweise bei Warenwirtschaftsprogrammen für den Bestellungsimport oder bei Logistikpartnern für die Erstellung von Adressetiketten interessant.

Um einen Export zu erzeugen, wählen Sie mindestens eine Bestellung über die Listenfunktion der Bestellungsverwaltung aus. Dann drücken Sie auf Exportieren…. Im folgendem Dialog wählen Sie ein Exportformat aus und drücken auf Exportfile erstellen…. Jetzt wird ein Exportergebnis erstellt, welches Sie mit Copy'N'Paste in einen beliebigen Texteditor zur Speicherung und zur Weiterverarbeitung einkopieren können.

Es stehen folgende Exportformate zur Verfügung

• Versandadressen Fedex World CSV

• Versandadressen Hermes Logistik Gruppe - Privat-Paket-Service CSV

• Versandadressen Hermes Logistik Gruppe - Profi-Paket-Service, national u. international CSV

• Versandadressen Intraship Standard CSV

• Bestellungsdaten LEXWARE FINANCIAL OFFICE XML

• Bestellungsdaten JTL-WaWi XML

• Bestellungsdaten ORGAMAX-WaWi CSV

• Bestellungsdaten EIGENFORMAT wie unter Menüpunkt 7.2 im Attachment-Teil definiert

  Im selbst erstellten Eigenformat sind Exporte in Textform wie beispielsweise im CSV- oder TXT-Format möglich. Aber auch in Strukturformen wie beispielsweise im XML-Format.

  Das Eigenformat, das hier verwendet wird, können Sie unter Menüpunkt 7.2 Bestellbestätigung Admin selbst definieren. Es wird genau das Format verwendet, welches Sie für den Bestellungsexport für Email-Attachments in der Benachrichtigungs-Email für den Shopadministrator definiert haben.

Benachrichtigen

Über diese Funktion können Sie Kunden aktuelle Mitteilungen über den Bearbeitungsstatus einer Bestellung per Email oder über eine Bestellungsnotiz zur Einsicht im Kundenkonto informieren. Diese Funktion stellt die Mitteilungsvorlagen zur Verfügung, die Sie unter Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen eingerichtet haben.

Nachdem Sie alle Bestellungen über die Kontrollkästchen der Listenfunktion markiert haben, drücken Sie auf den Button Benachrichtigen…, um in den Benachrichtigungs-Dialog Bestellungsmitteilungen senden zu gelangen.

In diesem Dialog werden alle markierten Bestellungen mit der Bestellnummer in Listenform aufgelistet, die dann Bestellung für Bestellung durchgegangen werden können.

Sie können folgende Aktionsmethoden wählen, die jeweils für alle aufgelisteten Bestellungen gelten:

• Bestellstatus ändern in

  Für alle Bestellungen wird der Bestellstatus in den hier ausgewählten Status geändert. Hier werden alle 25 Bestellstati gezeigt, die unter Menüpunkt 2.1.6 Bestellstati konfiguriert werden können.

  Möchten Sie den jeweiligen Bestellstatus für die ausgewählten Bestellungen nicht ändern, wählen Sie hier die Option keine Statusänderung durchführen. In diesem Fall bleibt für jede Bestellung der Bestellstatus unverändert.

• Mitteilungsvorlage für Benachrichtigung

  Es werden alle unter Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen eingerichteten Mitteilungsvorlagen zur Auswahl gestellt. Als Auswahlname wird der Modus und die Bezeichnung jeder einzelnen Mitteilungsvorlage zur leichten Erkennung angezeigt.

Siehe Grafik Auswahl Dialog Bestellungsmitteilungen senden am Beispiel einer Versandbenachrichtigung:

Nachdem Sie hier Ihre Wunschauswahl getroffen haben, klicken Sie auf Aktion vorbereiten….

Wichtig

Direkt nach dem Drücken auf diesen Button Aktion vorbereiten… wird noch keine Email geschickt oder Bestellstatusänderung durchgeführt. Es wird für jede Bestellung eine Vorschauansicht eingeblendet, die im Bedarfsfall auch bestellungsindividuell editiert werden kann.

Um Aktionen tatsächlich durchzuführen, müssen Sie diese für jede einzelne Bestellung im Dialog Sie bearbeiten jetzt Aktion [ZAHL]: [BESTELLNUMMER] separat bestätigen, indem Sie auf den Button Aktion [ZAHL] durchführen klicken.

Nachdem Sie einmal den Button Aktion [ZAHL] durchführen für eine Bestellung geklickt haben, wird die Aktion tatsächlich durchgeführt und Sie gelangen automatisch in denselben Dialog für die direkt im Anschluss folgende ausgewählte Bestellung.

Das Shopsystem zeigt bei erfolgreicher Durchführung eine Hinweismeldung Aktion [ZAHL] durchgeführt in grüner Schrift über dem aktuellen Aktionsdialog.

Auf diese Weise klicken Sie sich durch alle ausgewählten Bestellungen bis zur letzten in der Liste angegebenen Bestellung durch.

Im Dialog Sie bearbeiten jetzt Aktion [ZAHL]: [BESTELLNUMMER] können Sie genaue Information über die jeweilige Aktion einsehen und gegebenenfalls bestellindividuelle Änderungen durchführen:

• Bestellstatus wird geändert…

  Zeigt an, auf welchen Bestellstatus die Bestellung gesetzt wird.

• Email-Adresse Absender

  Zeigt an, mit welcher Email-Adresse die Mitteilung an den Email-Empfänger geschickt wird. Hierbei handelt es sich um Ihre Absender-Email-Adresse, die Sie unter Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen für die jeweilige Mitteilungsvorlage definiert haben.

  Diese Email-Abesender-Adresse wird nicht angezeigt, wenn die Mitteilungsvorlage sich im Protokoll-Only Modus befindet.

• Email-Adresse Empfänger

  Zeigt die Email-Adresse an, an die die Email-Mitteilung geschickt wird. Hierbei handelt es sich um die Email-Adresse, die der Kunde bei der Bestellung bei den Adressinformationen angegeben hat.

  Diese Email-Adresse kann auch für die aktuelle Mitteilung im Eingabefeld geändert werden, wenn diese Mitteilung nicht an die vom Kunden angegebene Emailadresse geschickt werden soll.

• Email-Text

  Hierbei handelt es sich um den Text, der in der Email stehen wird. Angepasst auf die bestellindividuellen tatsächlichen Werte, die Sie bei Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen mit Platzhaltern für dieses Feld eingerichtet haben. Dies ist der Vorschautext der eigentlichen Email-Nachricht.

  Sie können diesen Text kontrollieren und gegebenenfalls abändern.

• Protokolleintrag Bestellungsnotiz (sichtbar für Kunde)

  Hierbei handelt es sich um die Bestellungsnotiz, die der Kunde bei den Bestelldetailinformationen in seinem Kundenkonto zur entsprechenden Bestellung einsehen kann. Angepasst auf die bestellindividuellen tatsächlichen Werte, die Sie bei Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen mit Platzhaltern für dieses Feld eingerichtet haben.

  Sie können diesen Text kontrollieren und gegebenenfalls abändern.

• Protokolleintrag Bestellungsnotiz (nicht sichtbar für Kunde)

  Hierbei handelt es sich um die interne Bestellungsnotiz, die nur Sie als Shop-Administrator bei den Bestelldetailinformationen in der Bestellungsverwaltung einsehen können. Angepasst auf die bestellindividuellen tatsächlichen Werte, die Sie bei Menüpunkt 4.9 Mitteilungsvorlagen mit Platzhaltern für dieses Feld eingerichtet haben.

  Sie können diesen Text kontrollieren und gegebenenfalls abändern.